德江县档案局多举措做好档案数字化加工信息安全

      为全面推进馆藏档案数字化工作，提高档案馆信息化建设水平,更方便、快捷为社会各界服务，更好地服务全县经济社会的发展。德江县档案馆强化工作措施，严把保密关，确保扫描数据质量和馆藏档案实体的绝对安全。
      领导重视，狠抓落实。德江县档案局始终高度重视档案数字化工作，成立了数字化工作领导小组，明确专人负责各程序的把关工作，并定期或不定期对档案数字化的各项工作进行检查和督促，确保档案数字化工作高效有序地进行。
      加大投入，夯实基础。下半年准备投入20万元左右，对民生档案、民国档案等5个全宗进行数字化扫描，为档案数字化工作提供了强有力的物质保证。
      严格要求, 确保质量。一是严格挑选合作单位，挑选资质高、经验丰富的数字化外包公司进行扫描录入，并签订《保密协议书》；二是完善监控措施，数字化机器不通互联网等，通过多项措施确保档案加工中信息安全。三是要做好档案出入库登记，认真做好档案的逐卷或逐份清点装箱工作，并填写出入库档案清单。提档清单和入库单等都必须填写完整清晰，并且有相关负责人签字，避免因为手续不全、不规范，并未及时整理保存，可能导致档案丢失，出现问题互相“扯皮”，难以追责等问题，确保了档案数字化加工各环节可管可控。
      轻重缓急，分批扫描。定档案材料数字化优先级，该急的急，该缓的缓，查阅利用多的档案优先、民生档案优先、珍贵档案优先，分重点，分步骤完成。
      重点检查，确保质量。重点检查扫描文件的清晰度、扫描文件是否有歪斜现象、是否有漏扫和扫描不完整现象、是否有页码颠倒缺失现象。对抽检没有发现质量问题即入档案查询系统，对抽检中发现的系列性或较严重的质量问题，则将这个批次的档案退回重新处理。通过安全控制、全面质量检查等方法来确保档案数字化工作安全可靠。